ExpireMateU većini regulisanih industrija, sposobnost zakonitog poslovanja zavisi ne samo od vaših poslovnih dozvola, već i od individualnih kvalifikacija i sertifikacija ljudi koji rade za vas. Jedan zaposleni čija je profesionalna sertifikacija istekla - medicinska sestra bez aktuelne registracije, elektricar bez važeće sertifikacije, radnik koji rukuje hranom bez aktuelnog sanitarnog sertifikata - može stvoriti regulatorno izlaganje, probleme s osiguranjem i pravnu odgovornost koji daleko premašuju trošak bilo kojeg pravovremenog obnavljanja.
Za mala preduzeća, ovaj pejzaž usklađenosti je posebno izazovan. Nemate posebnog HR oficira za usklađenost. Upravljate obnavljanjem dokumenata za tim uz sve ostalo. Evo kako izgraditi sistem koji osigurava da ostanete usklađeni bez da to troši vašu pažnju.
Zašto usklađenost poslovnih dokumenata važnija nego što mislite
Regulatorno i pravno izlaganje
U regulisanim industrijama, zapošljavanje nekoga u regulisanoj ulozi bez potrebnih aktuelnih kvalifikacija je često samo po sebi prekršaj, odvojeno od bilo kojeg drugog narušavanja. Regulatori u zdravstvenom sektoru, građevinskim vlastima, agencijama za bezbednost hrane i finansijskim uslugama svi imaju mehanizme primene s pravim zubima: kazne, uslovi namenutni na operativne dozvole i u ozbiljnim slučajevima nalozi za zatvaranje.
Implikacije osiguranja
Police profesionalnog odgovornog osiguranja, osiguranja odgovornosti poslodavca i osiguranja javne odgovornosti obično sadrže klauzule koje zahtevaju da osoblje koje obavlja regulisane aktivnosti poseduje odgovarajuće aktuelne kvalifikacije. Ako dođe do incidenta dok zaposleni posluje s isteklom sertifikacijom, osiguravač može odbiti zahtev na osnovu toga da zaposleni nije bio kvalifikovan za izvođenje zadatka.
Najčešći neuspesi u usklađenosti poslovnih dokumenata
Neuspesi usklađenosti koji stvaraju najveći poslovni rizik obično nisu dramatični - to su tihi isteci koje niko nije primijetio dok to nije postalo pravi problem:
- Profesionalne registracije - Godišnji zahtevi za obnavljanje zaboravljeni kada je osoba nadležna za to napustila posao
- Sertifikati prve pomoći - Potrebni za određene radne uloge; 3-godišnja važnost znači da su dovoljno neučestali da ispadnu s radara
- Sanitarni sertifikati - Ugostiteljska preduzeća s visokim prometom osoblja ponekad gube trag tome koji zaposleni imaju aktuelne sertifikate
- Potvrde o provjeri kriminalne evidencije - Socijalni sektor, obrazovanje i druge regulisane aktivnosti zahtevaju periodična obnavljanja
- Dokumenti o vozilu i vozaču - Preduzeća s osobljem koje vozi kao deo svoje uloge trebaju pratiti vozačke dozvole i sve potrebne strukovne dozvole
Izgradnja sistema usklađenosti poslovnih dokumenata
Korak 1: Napravite kompletnu inventuru usklađenosti
Počnite mapiranjem svake uloge u vašem preduzeću prema svakom regulatornom ili kvalifikacionom zahtjevu. Za svaku ulogu: koje dokumente mora imati? Koliko često ističu? Ko je odgovoran za obnavljanje - zaposleni, poslodavac ili oboje?
Korak 2: Prikupite i zabeležite aktuelne datume dokumenata
Za svakog aktuelnog zaposlenog, prikupite dokaz o svakom potrebnom dokumentu: kopirajte ga, zabeležite datum isteka i bezbedno pohranite evidenciju u skladu sa zahtevima zaštite podataka. Ovo početno prikupljanje podataka je najduži deo izgradnje sistema - ali treba se uraditi samo jednom.
Korak 3: Implementirajte automatizovane podsetnike
S zapisanim datumima isteka, sistem može uglavnom raditi automatski. Podsetnici trebaju biti poslati i zaposlenom i relevantnom menadžeru:
- 3 meseca pre isteka: zaposleni i menadžer obavešteni; zaposleni pokreće proces obnavljanja
- 6 sedmica pre isteka: praćenje ako obnavljanje nije potvrđeno
- 2 sedmice pre isteka: eskalacija prema višem menadžmentu ako je još uvek neispunjeno
Korak 4: Odrzavajte revizorski trag
Čuvajte evidenciju o tome kada su podsetnici poslani, kada su obnavljanja bila dostavljena i kada su primljeni novi dokumenti. U slučaju regulatorne revizije ili spora o zahtevu za osiguranje, ova dokumentacija pokazuje da ste imali odgovarajuće procese usklađenosti.
Uvođenje: Ugradnja usklađenosti u proces zapošljavanja
Nedostaci usklađenosti su najvjerovatniji za nove zaposlene, gde se procesi verifikacije uspostavljaju po prvi put. Ugradite verifikaciju dokumenata u svoju standardnu kontrolnu listu za uvođenje: pre nego što zaposleni počne da radi u regulisanoj ulozi, potrebne kvalifikacije trebaju biti verifikovane kao aktuelne, kopije uzete i datumi isteka uneti u vaš sistem praćenja.
Promene osoblja i prenošenje znanja
Jedan čest način neuspjeha u usklađenosti poslovnih dokumenata je zavisnost od jedne osobe koja "zna" status usklađenosti tima. Kada ta osoba ode - napreduje, ode na dugotrajno odsustvo - znanje odlazi s njima, i odjednom niko ne zna čija je DBS provjera za tri meseca.
Sistem usklađenosti mora biti dokumentovan i pohranjen nezavisno od memorije ili osobnih datoteka bilo koje osobe. Sistem se pokreće; ljudi implementuju njegove podsetnike. Ako se sistem pravilno održava, bilo koja kompetentna osoba može preuzeti zadatak upravljanja usklađenošću s minimalnim brifingom.
Zaključak
Usklađenost poslovnih dokumenata nije glamurozni menadžerski rad, ali je osnovna. Preduzeća koja to dobro rade - ona koja su pažljivo razmišljala o tome koja je usklađenost potrebna, ko poseduje koje dokumente i kako automatski pratiti obnavljanja - posluju sa znatno nižim regulatornim rizikom i većim operativnim povjerenjem. Preduzeća koja se oslanjaju na memoriju ili osobnu odgovornost povremeno otkrivaju da niko nije bio na zadatku.