Politika privatnosti

ExpireMate poštuje vašu privatnost i posvećen je zaštiti vaših ličnih podataka. Ova politika privatnosti objašnjava kako prikupljamo, koristimo i štitimo vaše podatke kada koristite našu aplikaciju.

Prikupljamo sledeće podatke:

• Informacije o vašem nalogu (email adresa)
• Informacije o vašim dokumentima (tip dokumenta, datum isteka, beleške)
• Podešavanja obaveštenja
• Informacije o korišćenju aplikacije i greškama

Važno: Ne prikupljamo niti čuvamo slike vaših dokumenata ili druge osetljive informacije kao što su brojevi dokumenata.

Podaci o klijentima koje unose poslovni korisnici. Ako koristite ExpireMate Business, možete uneti kontakt podatke (kao što su ime i broj telefona) sopstvenih klijenata kako biste im slali servisne podsećnike. Za ove podatke vi nastupate kao rukovalac podataka, a ExpireMate kao obrađivač podataka, obrađujući ih isključivo radi isporuke podsećnika koje zakažete. Odgovorni ste da imate zakonski osnov da nam ove podatke dostavite.

Kroz servisni CRM unosite i čuvate sledeće podatke o svojim klijentima i njihovoj opremi:

• Podaci o klijentu: ime, broj telefona, email adresa, adresa i grad. Za pravno lice i naziv firme, PIB i ime kontakt osobe.
• Podaci o opremi: proizvođač, model, serijski broj, mesto i datum ugradnje, podaci o garanciji i interval servisiranja. Mesto ugradnje je po pravilu adresa na kojoj se uređaj nalazi.
• Servisna evidencija: šta je urađeno, ugrađeni delovi, cena, preporuke, datum i vreme dolaska i ime izvršioca.
• Evidencija saglasnosti: da li klijent pristaje na SMS podsetnike, oznaka "ne slati poruke" i zapis o odjavama.
• Istorija poruka: tekst poslatog podsetnika, broj telefona na koji je poslat, datum i vreme slanja, status isporuke, odgovor klijenta ako odgovori i ime člana tima koji je poruku poslao ručno.

Saglasnost klijenta pribavljate vi. Pošto ste rukovalac ovim podacima, vaša je obaveza da klijenta obavestite o obradi i pribavite saglasnost pre prve poruke - ExpireMate to ne radi umesto vas. Mi saglasnost beležimo onako kako je vi unesete i poštujemo je: kada je povučena ili je klijent označen sa "ne slati poruke", slanje se zaustavlja. Podsetnik stiže klijentu pod nazivom pošiljaoca koji podesite za svoju firmu i koji se na nju registruje kod SMS operatera - u poruci klijent vidi vašu firmu, a ne ExpireMate, pa se on i obraća vama.

Vaše podatke koristimo kako bismo:

• Pružili uslugu praćenja rokova važenja dokumenata
• Slali obaveštenja o isteku dokumenata
• Unapređivali i održavali aplikaciju
• Rešavali tehničke probleme

Vaše lične podatke obrađujemo po sledećim pravnim osnovima:

• Izvršenje ugovora: radi pružanja usluge za koju ste se prijavili (nalog, praćenje dokumenata, obaveštenja, naplaćivanje).
• Legitimni interes: radi održavanja, obezbeđivanja i unapređenja aplikacije i sprečavanja zloupotreba.
• Saglasnost: gde je potrebno, na primer za opcionu komunikaciju; saglasnost možete povući u bilo kom trenutku.
• Zakonska obaveza: gde smo dužni da čuvamo određenu evidenciju (npr. o naplaćivanju) u skladu sa propisima.

Vaše lične podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je neophodno za svrhe opisane u ovoj politici:

• Podaci o nalogu i dokumentima: dok je vaš nalog aktivan. Ako obrišete nalog, ovi podaci se uklanjaju u roku od 30 dana, osim kada moramo da zadržimo ograničenu evidenciju radi ispunjenja zakonskih obaveza (npr. evidencija o naplaćivanju).
• Zapisi o korišćenju i greškama: čuvaju se ograničeno vreme, a zatim brišu ili anonimizuju.
• Brisanje ličnih podataka klijenta: u CRM-u možete obrisati lične podatke jednog klijenta i pre nego što obrišete nalog. Ime, telefon, email i adresa se tada trajno uklanjaju, klijent ostaje u listi označen kao obrisan, a saglasnost za poruke se povlači. Servisna istorija opreme ostaje - šta je urađeno, kada, koji delovi i koje preporuke - ali bez podataka o vlasniku. Istorija održavanja uređaja ima svrhu i kada više ne radite sa tim klijentom: garancija, sledeći servis i sledeći vlasnik uređaja oslanjaju se na nju. Ova radnja se ne može poništiti.
• Podaci klijenata koje unosi firma: čuvaju se dok firma ima nalog u ExpireMate-u. Prestanak pretplate zatvara pristup Business delu aplikacije, ali podatke ne briše - čekaju vas ako se vratite. Kada vlasnik obriše firmu, ona ulazi u period od 30 dana u kom se sve može vratiti; posle toga se podaci o klijentima, opremi i servisima trajno brišu. Kopiju podataka možete izvesti iz podešavanja firme u svakom trenutku pre brisanja.
• Podaci na uređaju: mobilna aplikacija čuva listu klijenata, opreme i servisa na samom telefonu da biste mogli da radite i bez signala, a uneseno se sinhronizuje kada se mreža vrati. To znači da se lični podaci vaših klijenata nalaze i na telefonu servisera, pa ga zaštitite kao i svaki drugi radni uređaj. Kopija sa telefona se briše kada u aplikaciji promenite firmu ili kada obrišete aplikaciju.

U skladu sa važećim propisima o zaštiti podataka (uključujući Zakon o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije i, gde je primenljivo, GDPR), imate pravo da:

• pristupite ličnim podacima koje čuvamo o vama;
• zatražite ispravku netačnih podataka;
• zatražite brisanje svojih podataka ("pravo na zaborav");
• zatražite kopiju svojih podataka u prenosivom formatu;
• prigovorite ili ograničite određenu obradu;
• povučete saglasnost u bilo kom trenutku, kada se obrada zasniva na saglasnosti.

Za ostvarivanje bilo kog od ovih prava, kontaktirajte nas na privacy@expiremate.com. Takođe imate pravo da podnesete pritužbu nadležnom organu (u Srbiji, Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti).

Ako ste klijent servisne firme, a nemate nalog kod nas. Vaše podatke uneo je serviser koji vam održava opremu i on je rukovalac tim podacima. Zahtev za uvid, ispravku ili brisanje uputite njemu - sve to može da uradi u aplikaciji. Ako se obratite nama, podatke ne smemo da menjamo ni da brišemo bez naloga firme, pa ćemo vaš zahtev proslediti firmi koja vas vodi i javiti vam da smo to uradili. Ako ne znate koja je firma u pitanju, pišite nam na privacy@expiremate.com - broj telefona na koji je poruka stigla nam je dovoljan da je pronađemo. Odjava sa podsetnika ne traži ništa od ovoga: ako poruka koju ste dobili sadrži link za odgovor, preko njega sami isključujete buduće podsetnike.

Za rad servisa oslanjamo se na mali broj specijalizovanih pružalaca usluga. Oni obrađuju podatke isključivo u naše ime i isključivo u ovde navedene svrhe:

• Supabase: autentifikacija i hosting baze podataka (podaci o nalogu i aplikaciji)
• Vercel: hosting našeg veb sajta i servera koji ga poslužuje (tehnički zapisi o zahtevima)
• Paddle: obrada plaćanja i naplata (nikada ne vidimo niti čuvamo pun broj vaše kartice)
• OneSignal: isporuka push i email obaveštenja
• Sentry: prijava padova i grešaka u veb i mobilnoj aplikaciji (tehnički podaci o greškama; podešeno da ne uključuje lične podatke)
• BudgetSMS: isporuka SMS podsetnika (broj telefona primaoca i tekst poruke)
• Cal.com: zakazivanje demo poziva preko našeg sajta; ime, email adresa i termin koje unesete u formu za zakazivanje obrađuje Cal.com, a termin se sinhronizuje u naš Google Calendar
• Google Analytics: merenje posećenosti našeg veb sajta. Postavlja svoje kolačiće u vašem pretraživaču, a podatke o poseti obrađuje Google. Ne prosleđujemo mu sadržaj vaših dokumenata niti podatke vaših klijenata iz CRM-a.

Pored Google Analytics-a, na javnim marketinškim stranicama beležimo i sopstvene anonimne događaje korišćenja (na primer, da je kliknuto dugme "zakaži demo"). Ti događaji ne sadrže lične podatke, čuvaju se na našoj infrastrukturi, ne koriste kolačiće i ne prate vas preko drugih sajtova.

Kada kroz Business unosite podatke svojih klijenata, ovi pružaoci usluga ih obrađuju kao naši podobrađivači - u vaše ime i samo u gore navedene svrhe. Podaci o klijentima, opremi i servisima čuvaju se u našoj bazi kod Supabase-a, a broj telefona i tekst poruke odlaze BudgetSMS-u samo kada podsetnik zaista pošaljete.

Ako imate pitanja u vezi sa našom politikom privatnosti, možete nas kontaktirati na privacy@expiremate.com.